Przygotowywanie dokumentów potrzebnych do zarejestrowania danej Wspólnoty Mieszkaniowej (REGON , NIP),
otwarcie rachunku bankowego dla Wspólnoty Mieszkaniowej (podstawowego i/lub odrębnego dla funduszu remontowego) i w jej imieniu (zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem) dokonywanie rozliczeń poprzez te rachunki,
prowadzenie ewidencji księgowej w oparciu o obowiązujące przepisy oraz sporządzanie i składanie obowiązującej deklaracji rozliczeniowej,
przygotowywanie projektów planu gospodarczego, w tym planu przychodów i wydatków z funduszu remontowego Wspólnoty Mieszkaniowej,
przygotowywanie naliczeń na podstawie uchwał podjętych przez Wspólnoty Mieszkaniowe,
sporządzanie i zapoznanie właścicieli z rocznym sprawozdaniem finansowym,
rozliczanie wpłaconych przez właścicieli zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, kosztów zużytych mediów oraz wpłat na fundusz remontowy,
prowadzenie analizy terminowości wszystkich należnych opłat,
nadzór nad opłacaniem podatków i innych opłat publicznoprawnych przypadających od nieruchomości wspólnych chyba, że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali,
analizowanie i nadzór nad windykacją należności z tytułu pożytków i innych przychodów z nieruchomości,
wydawanie poświadczeń właścicielom lokali dotyczących dodatków mieszkaniowych,
prowadzenie obsługi związanej z bankiem i pocztą.
Obsługa administracyjna
Prowadzenie wykazu właścicieli lokali, wielkości udziałów,
weryfikowanie stanu prawnego oraz faktycznego nieruchomości wspólnej,
przygotowywanie, zwoływanie i obsługa zebrań wspólnoty mieszkaniowej ( w tym udzielanie Zarządowi Wspólnoty merytorycznej pomocy w organizowaniu i przeprowadzaniu głosowania w trybie indywidualnego zbierania głosów),
prowadzenie korespondencji z właścicielami zarówno drogą listową jak i e-mailowo; dbanie o utrzymanie porządku i czystości w budynku i w obrębie posesji,
zawieranie umów ubezpieczenia części wspólnej budynku,
wyszukiwanie firm świadczących wszelkie usługi, w tym zbieranie ofert na ich przygotowanie i nadzór nad jakością ich wykonywania; negocjowanie cen i warunków umów,
nadzór nad prowadzeniem bieżącej konserwacji obiektów,
wyszukiwanie wykonawców przeprowadzających remonty, modernizacje w budynku,
negocjacje z wykonawcami,
analiza i zatwierdzanie kosztorysów,
pozyskiwanie pożytków dla nieruchomości, za zgodą właścicieli wyrażonej w formie uchwały Wspólnoty,
poszukiwanie optymalnych rozwiązań i form kredytowania remontów części wspólnych nieruchomości,
informowanie na bieżąco właścicieli lokali o wszelkich istotnych okolicznościach faktycznych i prawnych dotyczących nieruchomości wspólnej, działalności Zarządu Wspólnoty oraz czynnościach zarządzania w formie pisemnych ogłoszeń wywieszanych na tablicach ogłoszeń na klatkach schodowych oraz w module: „Internetowa Obsługa Kontrahenta”.
